امروزه كمتر كتابخانهاي پيدا ميشود كه از عملكرد نرمافزارهاي كتابخانهاي بهره نگرفته باشد. براي تسريع و تسهيل امر بازيابي مدارك، ابزارهايي به وجود آمدهاند كه امور مورد نظر را به نحو مطلوبتري انجام دهند. در اين راستا، نرمافزارهاي كتابخانهاي با هدف تسهيل در كار كتابخانهها، نقشهاي مؤثري ايفا ميكنند. هر نرمافزار كتابخانهاي حاوي چند بخش بوده كه هر يك به تناسب وظيفة از پيش تعيين شده، كمك كار بخشهاي كتابخانه است. از ميان انواع بخشهاي موجود در يك نرمافزار نظير بخش امانت، مديريت، مجموعهسازي، سفارشها، فهرستنويسي، نمايهسازي و جستجوي كاربر، تمركز اين کتاب روي بخش امانت نرمافزار Digilib Suite ميباشد، تا از يك سو امكانات موجود در بخش امانت اين نرمافزار بررسي شود و از سوي ديگر، قابليتهاي بخش امانت نرمافزار Digilib Suite نمايان گردد.
امانت، در اصطلاح مجموعهاي از فعاليتهاي كتابخانهاي (كليه خدماتي كه از طريق آن كتابها، مجلات و ديگر منابع كتابخانهاي به طور مستقيم در دسترس درخواستكنندگان قرار ميگيرد) است. بنابراين، ميتوان گفت نظارت بر ورود و خروج منابع از كتابخانهها و در دسترس قراردادن آنها، اصليترين عملكرد بخش امانت است. تقريباً همه كتابخانهها، به جز آنهايي كه داراي مجموعههايي نفيس و كمياب هستند، منابع خود را براي خروج از كتابخانه به امانت ميدهند. گاه، اصطلاح «امانت» براي استفاده از منابع در محل كتابخانه نيز به كار ميرود.
پروندههاي امانت و فهرست كتابهاي كتابخانه بايد به سرعت روز آمد شوند تا كتابدار بتواند از موجودي كتابخانه و منابع امانت داده شده، آگاهي يابد. اجراي چنين فرايندهايي به صورت دستي در بخش امانت كتابخانه، تا حدودي وقتگير و هزينهبر است و به دقت فراوان نياز دارد. مهمترين دلايل خودكارسازي فعاليتهاي بخش امانت كتابخانه را ميتوان چنين برشمرد:
· صرف هزينة كمتر براي اداره و روزآمد نگه داشتن پروندههاي امانت منابع كتابخانه؛
· اشتراك منابع با كتابخانههاي ديگر؛
· دريافت گزارشهاي آماري مختلف در خصوص وضعيت استفاده از مجموعه كتابخانه و تسريع فرايند نظامهاي دستي؛
در بيشتر نظامهاي خودكار امانت منابع، به هر يك از اعضاي كتابخانه شمارهاي خاص تعلق ميگيرد و اطلاعات منابع امانت داده شده به طور خودكار در پرونده شخصي آنها درج ميگردد. در بسياري از كتابخانهها، براي وارد كردن شماره استاندارد بينالمللي كتاب، از ابزارهاي خواندن رمزهاي ميلهاي استفاده ميشود. اهميت نظام هاي امانت خودكار اين است كه اغلب از طريق آنها ميتوان به اطلاعات ارزشمندي نظير تعداد و مشخصات فردي اعضاي كتابخانه، تعداد و مشخصات منابع امانت داده شده به هر نفر، گزارشهاي ديركرد و موارد ديگر دسترسي يافت. به بيان ديگر، كتابداران با استفاده از نظامهاي امانت خودكار ميتوانند به بررسي و تجزيه و تحليل ميزان استفاده از منابع اطلاعاتي موجود در مجموعة خود بپردازند و اطلاعات به دست آمده را در برنامة مجموعهسازي به كار گيرند.
از مهمترين قابليتهاي نظامهاي خودكار امانت ميتوان به مواردي چون امانت، تمديد و رزرو منابع، فقط از طريق وارد كردن شماره ثبت يا رمز ميلهاي كتاب، امكان جستجوي منابع موجود در مجموعه و امانت، تمديد، يا رزرو همزمان آنها، برگهآرايي خودكار پروندههاي امانت منابع به شيوههاي مختلف، امكان جستجوي پيشينة امانت منابع از طريق شماره عضويت، نام و نامخانوادگي اعضاي كتابخانه، دريافت گزارشهاي آماري گوناگون نظير تعداد منابع امانت داده شده، ديركرد، رزرو، برگشت منابع و تعداد دفعات امانت هر مدرك، امكان دريافت گزارش آماري امانت منابع مختلف بر حسب دورة زماني معين و دريافت گزارشهاي آماري (امانت، ديركرد، رزرو، برگشت و تمديد) مرتبط با هر يك از اعضاي كتابخانه، امكان ويرايش، تغيير، گسترش يا حذف سوابق اعضاي كتابخانه، صدور خودكار برگه ديركرد يا اخطار، قابليت صدور كارت عضويت و نمايش عكس اعضاي كتابخانه به منظور مطابقت با آنها، قابليت چاپ، ذخيره و نمايش گزارشهاي مختلف مربوط به امانت منابع، سازگاري با ديگر نرمافزارهاي كتابخانهاي نظير فهرستهاي پيوسته به منظور ايجاد نظامي مرتبط و امكان استفاده از برنامه در محيط شبكه به منظور ايجاد شبكه پيوسته امانت منابع اشاره کرد.
استفاده از نظامهاي خودكار امانت ميتواند در تحليل و ارزيابي ميزان استفاده از منابع اطلاعاتي مختلف، وجين و مجموعهسازي منابع كتابخانه نيز نقش تعيينكنندهاي داشته باشد و به مديران كتابخانهها در تصميمگيريها كمك كند. به طور مثال، از طريق بيشتر نظامهاي خودكار امانت منابع، به سرعت و دقت ميتوان از بيشترين و كمترين ميزان امانت منابع كتابخانه برحسب عنوان يا موضوع آگاهي حاصل كرد و اطلاعات آماري به دست آمده را در سياستگذاريهاي مجموعهسازي مورد استفاده قرار داد. با مدنظر داشتن توصيفات و كاركردهاي خودكارسازي بخش امانت، نرمافزار Digilib Suite به گونهاي طراحي شده است كه در خدمت يكايك بخشهاي امانت باشد.
راهکارهاي بهرهبرداري از ميز امانت 
