براي وارد کردن يک اصطلاح، کاربرگهاي بايد تعريف شود که بتواند اطلاعات زير را ذخيره کند: 1- اصطلاح | 11- تاريخ تهيه | 2- Descriptor | 12- تاريخ ويرايش | 3- اصطلاح (عربي) | 13- انتخاب شده | 4- تعيين حوزه | 14- ماخذ پشتوانه انتشاراتي فارسي | 5- شماره درخت(ها) | 15- ماخذ پشتوانه انتشاراتي لاتين | 6- اصطلاح ناگزيده فارسي | 16- يادداشتهاي نمايهساز | 7- اصطلاح ناگزيده لاتين | 17- يادداشتهاي فهرستنويس | 8-اصطلاح ناگزيده عربي | 18-يادداشتهاي تاريخچه | 9- اخص | 19- يادداشتهاي حوزه | 10- مرتبط | |
بر اساس اين برنامه ورود اطلاعات هر اصطلاح طي دو مرحله انجام ميشود. در مرحله اول اطلاعات تمام فيلدها به جز اخص و مرتبط وارد ميشود و در مرحله دوم اطلاعات فيلد اخص و مرتبط با استفاده از جدول انتخاب ميشود و ارتباطات تعيين ميگردد. در موقع ورود اطلاعات اگر اصطلاح تکراري باشد سيستم اخطار ميکند و از ورود اطلاعات تکراري جلوگيري ميکند. در قسمت Descriptor اگر براي دو يا چند اصطلاح يک اصطلاح لاتين وارد شود، سيستم اخطار لازم را اعلام کرده ولي ميتوانيم از اين فيلد عبور کنيم. براي فيلد عربي نيز اعلام ميشود. در موقع ورود اطلاعات ناگزيده اگر يک اصطلاح اصلي وارد کنيم سيستم اخطار کرده و جلوگيري مينمايد. در فيلد اخص اگر يک اصطلاح قبلاً اخص يک اصطلاح ديگر شده است، آن اصطلاح ديگر نميتواند اخص اين اصطلاح شود، اين کنترل ازLoop جلوگيري ميکند. تصحيح اطلاعات تصحيح اطلاعات از طريق جدول تصحيح صورت ميگيرد. بدين منظور در جدول تصحيح حرکت نموده اصطلاحهاي مورد نظر را انتخاب کرده و بر روي کليد تصحيح کليک نماييد. رکوردهاي انتخاب شده به ترتيب جهت ويرايش روي صفحه نمايش ظاهر و آماده ويرايش ميگردد. براي راحتي کار ويرايش اطلاعات، ميتوان جدول تصحيح را فيلتر نموده و فقط يک حوزه از اصطلاحها را در جدول داشته باشيم. براي حرکت روي جدول تصحيح Edit Box در نظر گرفته ميشود. با تايپ هر حرف جدول به آن قسمت ازاطلاعات رفته و آماده انتخاب اصطلاح ميباشد. کليد باز نشاني بايد پيشبيني شود تا در صورت لزوم بتوان اصطلاحهاي انتخاب شده را reset کند. در قسمت تصحيح امکان حذف يک اصطلاح وجود دارد. لازم به ذکر است که اگر يک اصطلاح حذف شود، کليه ارتباطات آن اصطلاح نيز حذف ميگردد. | 
ورود و تصحيح اصطلاحنامه 
